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SlackのDM、好き? 苦手? トラーナチームSlack利用調査から | トラーナすこやかチームプロジェクト

こんにちは。トラーナコーポレートコミュニケーション担当のゆーきです。

6月中旬からカオナビを利用したSlack利用調査を実施しておりました。特にSlackで告知したわけでもないのですが、たくさんのご回答をいただきありがとうございます! 65%のメンバーが回答してくれたおかげで、2021年7月時点でトラーナチームがどうSlackを活用しているか、その姿が見えてきました。

トラーナチームの皆さんにお伝えしたいポイントは下記の三つ。

(1)業務内容の質問や確認は、相手の活躍をチームメンバーに知らせるためにもオープンな場でできるように心がけましょう!

(2)業務外のやりとりをSlackのDMで行うことは基本的にNGです!

(3)Slackの投稿にリアクションする心がけも大事にしましょう!

ここからは、調査結果の分析を交えてトラーナチームコミュニケーションのお話をします。ちょっと長くなっちゃいました……(゜-゜)

4割がリモートワークを行っています!──トラーナのリモートワーク状況

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Q:リモートワークをどの程度行っていますか?

トラーナでは、トイサブ!おもちゃの清掃・検品・発送といった現場じゃないと出来ない業務から、MADRAS(社内CRMシステム)の開発といった完全リモートで活躍している業務まで、様々な業務があります。

感染症対策もあり、できる人はリモートワークで!という取り組みを進めているため、コミュニケーションツールをどう使うか?が肝になってきます。

4割程度がリモートワークを活用しているトラーナで、コミュニケーションツールのSlackが大活躍しているのは言うまでもありません。

SlackのDMってそもそも「ダメ」なの? Web系業界との少し違う感覚

「DMでのやりとりは、推奨すべきでない」という一部潮流もあり、アナリティクスによって「DMでのやりとりが思っているより多そう……」という事実に気が付いたことをきっかけに、「DMをどう使っているのか調べよう!」と思い立ったのが、今回のアンケートの背景でした。

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DMを使ったやりとりは好きですか?

あえて「どちらでもない」という回答を設けなかったため、どちらかを選択していただきました。コメントで「どちらでもないです」と補足していただいた回答も……。

全体の7割がどちらかといえば好意的に見ているDMのやりとり。

  • みんなが見ているチャンネル内で気を遣って書かなくていいので緊張しなくていい
  • あんまり重要じゃないことを伝えるときに気楽にコミュニケーションできる
  • DMでコミュニケーションすることで親密さが増すように思う

上記のように、「気楽にコミュニケーションできる」という点でDMを好意的にとらえている人もいるようです。

一方で、3割はどちらかといえば苦手だと感じていることも重要です。

  • こそこそしている感じがする
  • 自分の回答が正確でないといけないというプレッシャーが増す
  • 会話内容にDMの相手以外が参加できない

「仕事の話は極力オープンな場で進めたいな」、と感じている人がいることも、念頭に置くようにしましょう。

ところで、Web系企業に勤める人をはじめ、インターネット利用にかなり慣れている層では「DMコミュニケーション=非推奨」というイメージを抱いているのではないかと感じています。少なくとも、私自身は「DM=クローズドだから極力使わないもの」と思っていました。

ただ、「どうして使っているのか?」「チャンネルで会話しづらい原因を取り除いているのか?」ということに着目すると、一方的に「DMを使わないでほしい」と主張するのもあんまりよくないなぁと感じたのでした。

DMでどんな話をしていますか?──業務外のプライベートなDMはNGです!

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DMでやりとりする内容を教えてください(複数回答可)

当然ではありますが、業務内容に関する話題が過半数を占めています。一方で、業務内容に関することであればDMじゃなくてもいいのでは……?と私は思ってしまったのですが、「チャンネルで質問しづらい」「質問や確認をすることに抵抗がある」という意見もあるのでした。このあたり、「質問や確認をすることはいいことだ!」という雰囲気になればいいのですが……。各チームリーダーは、率先して取り組んでほしいです。

取り組みの例

  • 初歩の質問をしやすいオープンチャンネルをチームで設ける
  • 進んでチャンネルでコミュニケーションをとる
  • 「かしこまらない、インスタントなやりとり」をリーダーは体現する

DMで質問や確認をすることが悪いこと、というわけではありません。

ただ、「質問や確認に対応した人の活躍が、DMだと見えにくい」ということはあんまり良くないのかなと思います。せっかくチームのサポートを頑張っているのに、DMで回答しているせいで、リーダーやマネージャーに活躍の姿が届かなかったら……?

質問や確認に抵抗感のない雰囲気を意識することはリーダーをはじめとするベテランメンバーが特に意識して取り組む必要がありますが、質問や確認をするメンバーも、ぜひ、その相手の活躍をチームにお知らせするつもりで、オープンな場で尋ねるように心がけていただけると嬉しいです!

また、業務外の会話を会社SlackDMで行うことはNGです。シフト調整に伴うことや人事労務担当者への相談事項などであればプライベートな話題も含まれてしまうかと思いますが、そういったことに関連しない話題はDMで行いません。

DMで行わないプライベートな話題の考え方

  • その話題はトラーナSlack管理者が確認していい話題ですか?
  • 気づいてないだけでハラスメントにつながる心配はありませんか?

連絡先を知らない相手にSlackDMでプライベートな話題をすることを、相手が望んでいるのか一度考えてみるようにしましょう。

業務やシフトに関係ない話題をしたいときには、Slackにある雑談向けチャンネルやtimesのようなオープンな場で行うか、相手の合意を取って連絡先を交換するようにしてください。ご理解お願いします。

伝わったか心配、をなるべく減らそう

DMを使う理由に、「相手に伝わったことがわかるから」という理由を挙げているメンバーも複数いました。確かに、Slackのチャンネルで投稿したことに何にも反応がないと心配ですよね。

チャンネルの投稿はあんまり反応しないけどDMには反応する、ということを繰り返していませんか? そうすると、みんなDMでやり取りするようになってしまって、他のメンバーの活躍がみんなにわかりづらくなってしまいます。

「今は立て込んでるからあとで返信しよう」という投稿にはせめて絵文字(スタンプ)を返す等、投稿してくれた人のことを尊重したリアクションができるよう、みんなで心がけていきましょう

また、投稿した人もなるべくゆったりとした気持ちで返信を待てるように心がけましょう。相手がお休みのときや、会議中で手が離せないときには、焦らず待つことも大切ですね。

「DM=すべて非推奨」ではないけれど、少しずつ「みんなでコミュニケーションできるチーム」に

オープンな場でのコミュニケーションに不安や緊張を覚える背景には、心理的安全性が十分に確保されていないという可能性もあるのかな、と考えています。心理的安全性については書くと長くなってしまうので割愛させてもらいますが、チーム内で自分が安心して挑戦できるかどうか、というような観点です。

トラーナは「トイサブ!」の展開をはじめ、常に挑戦をし続けるチームです。みんなが閉じたコミュニケーションを好んで、挑戦を避けるようになってしまうと、チームの前進がゆるまってしまうかもしれません。

特に、チームリーダーやマネージャーは、チームメンバーが率直でオープンなコミュニケーションをとっているか気を配る必要があります。そして、チームメンバーが正しく活躍を評価されているか、マネージャーは常に振り返りましょう。

社内WikiのDocBaseに「Slackお役立ち情報」という記事も作ってみたので、活用に役立てていただけると嬉しいです!

「幸せな親子時間を増やそうぜ!」 今回はSlackについて切り込んだ記事になりました……! 今週も頑張りましょう!